Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Mandanten, liebe Freunde,
wir sind es mittlerweile alle gewohnt, Rechnungen im PDF-Format zu erhalten oder selbst zu versenden. Da mag die geplante Verpflichtung zur Ausstellung von eRechnungen nur der nächstlogische Schritt im Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung sein. Aber wie verhält es sich, wenn wir Ihnen sagen, dass eine Rechnung im PDF-Format gar nicht die Anforderung an eine eRechnung erfüllt? Was hat es mit der ViDA-Initiative auf sich und sind auch Privatpersonen von den Verpflichtungen betroffen?
Wir geben Ihnen im Folgenden einen Überblick über die geplanten Änderungen und die nächsten Schritte, damit Sie der Umstellung entspannt entgegenblicken können.
Die wichtigsten Eckpunkte:
1. Was ändert sich?
Für Unternehmen werden elektronische Rechnungen künftig verpflichtend sein. Eine elektronische Rechnung oder kurz „eRechnung“ ist eine Rechnung, die aus einem strukturierten, elektronischen Format besteht und die elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Um die Kompatibilität und den Austausch von elektronischen Rechnungen zu erleichtern, wird ein standardisiertes Format vorgeschrieben. Erfüllt werden die Formatanforderungen zum Beispiel durch XStandard oder das ZUGFeRD-Format. Dies soll dazu beitragen, dass Systeme unterschiedlicher Anbieter problemlos miteinander kommunizieren können. Grundsätzlich ist die Formulierung für das zu wählende Format jedoch technologieoffen gewählt, so dass gegebenenfalls auch andere elektronische Rechnungsformate möglich sind.
Eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung ist damit keine eRechnung!
Die eRechnung bildet übrigens lediglich einen strukturierten Datensatz ab. Das heißt, sie ist nicht bildhaft visualisiert und somit nicht lesbar im eigentlichen Sinne.
2. Wer ist von der Verpflichtung betroffen?
Ab 01.01.2025 wird es für Unternehmen verpflichtend sein, elektronische Rechnungen zu erstellen bzw. zu versenden. Die Änderungen gelten nur für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmern (B2B – Business-to-Business). Voraussetzung ist jedoch, dass sowohl Leistender als auch Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Ist der Leistungsempfänger eine Privatperson, ist eine eRechnung somit nicht verpflichtend.
Wichtig ist dabei, dass nach derzeitigem Stand zum Beispiel auch Vermieter betroffen wären, die zur umsatzsteuerpflichtigen Vermietung optiert haben. Der Mietvertrag, der bisher als Rechnung genutzt werden konnte, soll dann nicht mehr den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung genügen.
3. Gibt es Ausnahmen?
Befreiungen für die Übermittlung im eRechnungs-Format gelten für Kleinbetragsrechnungen (≤ 250 EUR), Fahrausweise und Umsätze, die nach § 4 Nr. 8-29 UStG steuerbefreit sind.
4. Gibt es Übergangsfristen?
Um Unternehmen ausreichend Zeit für die Umstellung zu geben, sind Übergangsfristen für die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung vorgesehen:
| 2025-2026 | PDF- und Papier-Rechnungen sind weiterhin zulässig |
| 2027 | PDF- und Papier-Rechnungen sind weiterhin zulässig, wenn der Vorjahresumsatz maximal 800.000 EUR beträgt |
| 2028 | Die neuen Anforderungen an eRechnungen sind einzuhalten und zu erfüllen |
5. Was gilt für Rechnungsempfänger?
Unternehmen müssen ab dem 01.2025 in der Lage sein, eRechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Dabei greifen keine Übergangsfristen. Dies gilt auch unabhängig davon, ob der Unternehmer selbst bereits ab 2025 eRechnungen ausstellt.
Die Verpflichtung zum Empfang und der Verarbeitung von eRechnungen gilt auch für Wohnungsvermieter, Betreiber von Photovoltaikanlagen und Kleinunternehmer. Auch Unternehmer wie z.B. Ärzte, die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen, müssen künftig in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Ausgenommen davon sind lediglich Privatpersonen. Bei ihnen bedarf es für den Empfang theoretisch sogar der Zustimmung zur elektronischen Rechnungstellung.
Ausblick:
Geplant ist die Einführung eines transaktionsbezogenen Meldesystems, welches perspektivisch die aktuelle „Zusammenfassende Meldung“ ersetzen soll. Diese sogenannte ViDA-Initiative der Europäischen Kommission sollte ab 2028 in Kraft treten, wobei derzeit jedoch über eine Verschiebung auf das Jahr 2030 oder sogar 2032 diskutiert wird. „ViDA“ steht dabei für VAT in the Digital Age – Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter.
Was bedeutet das für Sie?
Die Erstellung und der Versand von eRechnungen wird zukünftig verpflichtend sein. Die Verpflichtung zum Empfang und zur Verarbeitung von eRechnungen besteht bereits ab dem 01.01.2025. Inwieweit das auch bei Ihnen Umstellungen erfordert, hängt von Ihrem individuellen Stand ab. Wir empfehlen in jedem Fall eine rechtzeitige Prüfung, ob Ihr Faktura-Programm eRechnungen erstellen kann. Weiterhin sollten Sie prüfen, ob Sie eRechnungen empfangen können und Ihre Buchhaltungssoftware eRechnungen verarbeiten kann.
Wenn Sie Handlungs- oder Beratungsbedarf sehen, wenden Sie sich bitte an uns – wir unterstützen Sie gern!
Freundliche Grüße
